Urenverantwoording

Voor mijn vrije studiepunt heb ik mijn tijd verdeeld door 2 dagen mee te lopen. Bij een bouwbedrijf en bij een school. De rest van de uren (ongeveer 14 uur) heb ik besteed aan vrijwilligerswerk bij de lokale voetbalvereniging.
Toernooi en activiteiten organiseren en begeleiden
Al 8 jaar lang ben ik jeugdtrainer bij de lokale voetbalvereniging (Dvs) in Aalst
Omdat ik de club en de mensen vrij goed ken heb ik aangeboden om een aantal uur voor mijn vrije studiepunt bij de club in te vullen.
Wat ik met name wilde ontwikkelen was het organiseren van organisatorische kwaliteiten zoals plannen en het “vooruitdenken”.
Mijn kwaliteiten die ik heb vind ik zelf dat ik nuchter, behulpzaam en loyaal, verantwoordelijk, bescheiden en realistisch.
Waar ik mezelf weleens tekort zie schieten en wat er te verbeteren valt is daadkracht en zelfprofilering. Ik hang vaak op de achtergrond en durf vaak niet op de voorgrond te treden en dingen aan te pakken. Met daadkracht bedoel ik de dingen die ik zou moeten doen maar niet meteen doe, het uitstellen en wachten op het juiste moment om aan de slag te gaan.
Ik besef dat wanneer ik iets wil of moet doen dat ik vrij snel aan de slag moet gaan om prestaties te leveren. Wanneer mensen wachten op het goede moment om iets te doen dan komt het er meestal niet van. Datzelfde heb ik met stoppen met roken om een voorbeeld te noemen. Ik heb vaak de mogelijkheid om er mee te stoppen maar op de een of andere manier lukt het vaak niet.
Bij een gesprek op de basisschool werd dat door een leraar gezegd, ik zie het vaak en kan dingen prima aanpakken maar het gaat niet meteen, niet vanzelf. Door twijfel sta ik te vaak stil. Ze vergeleken mij met een trein, het is vaak lang wachten gekoppeld met vertraging maar zodra ik op de rails sta en op de trein zit ga ik als een speer en ben ik weg.
Met de integrale opdrachten van dit schooljaar trad ik meer in de achtergrond dan op de voorgrond. Met de feedback die ik heb gekregen bleek dat ook te zijn, mijn groepsgenoten vonden dat ik weleens afwezig leek en dat ik niet op de voorgrond wilde treden. In de laatste periode heb ik de schroom van mij afgegooid en meer het heft in handen gepakt. Ik vond mezelf meer aanwezig en nam verantwoordelijk om samen te werken en de indeling te doen (wie doet wat)
Meeloop dag bouwbedrijf (7 uur)
Op een donderdag heb ik 7 uur meegelopen met bouwbedrijf Baken gevestigd in Valkenswaard.
Rond 7 uur werd ik verwacht op de bouwwerf. De dag ging van start met een bespreking van een halfuur met de diverse werklui. De bespreking werd geleid door de opziener (tevens ook de man met wie ik zou meelopen gedurende de dag) Er werd mij verteld dat bijna elke dag meestal zo begon omdat bouwbedrijven werken met deadlines. Bouwbedrijven maken afspraken met de opdrachtgever over hoelang de werkzaamheden gaan duren en wat de kosten zijn bijvoorbeeld. Daarvoor worden contracten opgesteld en offertes gemaakt. Vertraging in de bouw lijdt tot hogere kosten en een uitstelling van de opening van een gebouw (in dit geval betrof het een appartementencomplex). Gedurende het halfuur werd er besproken wie wat moest gaan doen en wat er die dag afgerond moest worden aan werkzaamheden. Zoals het metselen van een muur of het leggen van leidingen en aanbrengen van elektriciteitskabels en het maken van kozijnen. De opziener moest bijhouden hoever de vorderingen waren per taak en werknemer. Het is duidelijk dat een team van elkaar afhankelijk is om te presteren, dat iedereen weet wat er van hem verwacht word. Het is net een puzzel, wanneer elk stukje past en er een duidelijk plan aanwezig is past alles precies. Eigenlijk is het een samenhang van werkzaamheden, er kan geen raam of kozijn worden geplaatst als een muur niet is gemetseld. Als de fundering niet klopt kunnen er onmogelijk pilaren worden neergezet. Als team ben je in de bouw afhankelijk van elkaar, je kan pas aan een taak beginnen als de vorige taak door je collega is afgerond. Je leert plannen, coördineren en instrueren en het opstellen van plannen en het leiden van besprekingen.
Gedurende de dag heb ik meerdere malen een inspectie gedaan rond het gebouw om samen de vorderingen te bekijken. Hij bekeek ook of er genoeg bouwmaterialen aanwezig waren zodat iedereen die aan het werk was genoeg had om de werkzaamheden uit te voeren. Zelf heb ik ook even wat werkzaamheden kunnen uitvieren zoals het metselen van een baksteen, het zagen van hout, spullen breken en opruimen. Het was leuk maar ik was daar niet voor gekomen. Ik wilde weten hoe het is om op de voorgrond te treden en leiderschap uit te stralen. Het instrueren van collega’s en hoe er als team gewerkt word. Het durven stellen van eisen en deadlines zodat alles op de geplande datum. Er is een einddoel maar ondertussen in de periode van nu en over een aantal maanden moet er ook kleine doelstellingen worden bewerkstelligd. Concreet zijn, niet te veel eisen en realistisch blijven. Door omstandigheden kunnen deadlines en planningen niet nageleefd worden. Op zulke momenten leer je dat je je doelstellingen moet bijwerken en zodoende ook een nieuwe planning maken. Per dag en/of week is het duidelijk wat er gedaan moet worden en hoever de vorderingen uiteindelijk zijn.
Work in progress.
7 uur meeloop dag (middelbare school)
Dit keer mocht ik een dag meelopen met de directeur van een middelbare school. Toevallig gaat de directeur over een tijdje aftreden en er zou dus een nieuwe voor in de plaats moeten komen. Die dag heb ik samen met de directeur gekeken naar diverse sollicitaties en samen beoordeeld. Niet alleen de huidige directeur heeft een stem bij het kiezen van een opvolger maar bijvoorbeeld ook enkele ervaren docenten en de directie. Er word bijvoorbeeld gekeken naar wat de doelstelling van de school is en hoe er naar de toekomst word gekeken. Het is niet dat een nieuwe directeur een vastgesteld beleid of plan gaat omgooien maar ook juist meegaat met het plan.
De taken van een directeur is vrij uitgebreid. Het toezichthouden van het personeel en ordehandhaving binnen de school. Het observeren van lesmethoden en het beoordelen van lesdoelen en materiaal alsmede het opstellen van rapporten zoals aanwezigheid, activiteiten plannen en personeelsdossiers.
Toevallig mocht ik later op de avond in een vergaderruimte zitten waar een sollicitant werd geïnterviewd. Er werd bijvoorbeeld gevraagd wat zijn ideeën zijn en wat voor ervaring en competenties hij had.
Hier heb ik geleerd hoe een selectieproces werd gemaakt en hoe er naar de meest geschikte kandidaat word gezocht ter opvolging van een aftredend directeur.
Ik heb hiervan een korte samenvatting gemaakt.
De werving en selectie vindt plaats aan de hand van een vooraf vastgestelde procedure. Als het goed is heeft de school een vastgestelde wervingsprocedure waarbinnen ook rekening wordt gehouden met de werving van directieleden
Van groter belang is echter dat de commissie zodanig is samengesteld dat tijdens de sollicitatiegesprekken alle aspecten die een rol spelen bij de beoordeling van kandidaten aan de orde kunnen komen. Als leden van het bestuur zelf in een sollicitatie- of benoemingsadviescommissie zitting nemen doet die persoon geen afstand van zijn adviesrecht over de te benoemen kandidaat. Die persoon (in dit geval de directeur) heeft immers een eigen rol binnen de school.
De voorzitter van de het schoolbestuur leidde het gesprek; hij opende ook het gesprek en licht de gekozen werkwijze toe, en geeft aan wie van leden op zijn beurt vragen mag stellen. Naderhand leidt de voorzitter de discussie. Bij een criteriumgericht interview is één vragensteller tegelijk aan het woord, indien nodig sprong de voorzitter in. Alle selectiecommissieleden maken in de tussentijd aantekeningen.
De selectiecommissie bepaalt op basis van het cv op welke competentie de kandidaat wordt gevraagd een toelichting te geven. Daarna wordt de kandidaat uitgenodigd zelf een competentie uit te zoeken die hij wil toelichten voor de selectiecommissie.
De selectiecommissie vraagt de kandidaat een ervaring uit een werksituatie te beschrijven met betrekking tot de gekozen competentie. De kandidaat doet dat volgens de STARR-methode:
De selectiecommissieleden kunnen verduidelijkende vragen stellen, maar geven geen reactie of waardering op de beschrijving van de kandidaat. Wel maken zij aantekeningen en vormen ze een oordeel over de kandidaat. De selectiecommissie let hierbij op: – Keuze van de competentie – Keuze van de situatie – Beschrijving van de eigen taak en actie – Mondelinge – Gebruik non-verbale communicatie – Inlevingsvermogen van de kandidaat – Handelingsrepertoire van de kandidaat – Beschrijving van het resultaat – Vermogen om het resultaat vanuit meerdere kanten te bezien – Vermogen om op eigen handelen te reflecteren.
Helaas kreeg ik niet te horen wat het resultaat was van het interview want het was de eerste sollicitatieronde en bovendien mag ik niet weten wat de goeie en positieve kwaliteiten waren van hem want ik ben geen medewerker van die school.
Bij het maken van een belangrijke beslissing gaat het bestuur niet over één nacht ijs, het wikken wegen van de voor en nadelen en het maken van een conclusie. Er zijn meerdere sollicitanten die worden geïnterviewd in de nabije toekomst. Het is belangrijk dat ook de sollicitanten die eerder aan bod zijn gekomen ook vers in het geheugen zitten van de bestuursleden. Er mag daar ook niet teveel naar worden gekeken. Indien er een lichte voorkeur was voor een andere sollicitant mag dat niet de doorslag geven om een andere sollicitant af te keuren in het selectieproces. Het zogeheten horn-effect.

Overige uren (activiteiten organiseren)
Inmiddels ben ik 8 jaar trainer en leider van een jeugdvoetbal team in mijn buurt.
Omdat ik graag werk met jonge mensen en ze wil helpen ontwikkelen en daarnaast prima mijn vrije tijd in kan steken wil ik om een team op te bouwen. Om organisatorisch en het verbeteren van plannen maken wilde ik nog meer doen voor de club.
Elk jaar tegen het einde van het seizoen worden er toernooien en ook een afsluiting van het seizoen van alle vrijwilligers georganiseerd.
Voor mijn eigen team heb ik samen met de overige leiders een activiteiten dag gepland, een voetbaltoernooi op een spelcomputer op de Xbox en PlayStation. De eerste stap die je moet zetten is het toestemming vragen van de club voor beschikbare ruimte en de duur van de activiteit. In het begin was het bestuur niet happig en wilde ze het liever niet. Na aandringen is het mij gelukt om toch toestemming te krijgen. Teambonding is heel belangrijk en je brengt mensen bij elkaar, je speelt niet samen met elkaar maar ook tegen elkaar. Het opbouwen van vriendschappen en connecties zorgt voor samenhang en beleving.
Het rondsturen van e-mails om de aanmeldingen bij te houden en welke dag het beste uitkomt is daarbij belangrijk omdat niet iedereen altijd aanwezig kan zijn. Daarom is er voor gekozen om na een wedstrijd iedereen in de kantine bij elkaar te krijgen. Het was belangrijk om het tijdschema in de gaten te houden want de activiteit zou duren van 1 tot 6. Het regelen van spullen zoals een tv, een xbox en playstation die ik kon lenen van een paar ouders was ook vlug gedaan. Het was daarna tijd om een spelschema te maken voor die dag. Omdat ik 5 uur had om mee te spelen had ik berekend dat ik voor 16 kinderen poules moest gaan maken. Elke wedstrijd zou ongeveer 8 a 10 minuten duren. Ik had 4 poules gemaakt waarbij iedereen een team kon kiezen uit de lijst die ik had gemaakt. Het zou 2 keer zoveel tijd kosten omdat ik 2 tv’s beschikbaar had en 4 poules. Dat betekend dat bij elke wedstrijd 2 poules aan het spelen waren. Daarom koos ik ervoor om ook een tafelvoetbal toernooi te organiseren zodat de overige 2 poules ook bezig kon zijn. Bij elkaar opgeteld waren er in totaal 4 kinderen bezig met een spelcomputer en 4 anderen bij het tafelvoetbal. Er waren 8 van de 16 kinderen bezig die elkaar zouden aflossen na elke wedstrijd. Naast het organiseren van een activiteit en het opstellen van een tijdschema zou ik ook een kostenberekening maken voor het tafelvoetbal. Net als een flipperkast werkt het alleen als er geld in word gegooid. Het koste mij 5 uur om een spelrooster te maken. Het rondsturen van mails en het regelen van toestemming heb ik niet meegerekend.
Jeugdtoernooi organiseren voor 10 tot 12 jarigen.
Vanuit de club is het verplicht voor elk team een thuistoernooi mee te spelen. Omdat ik het toernooi voor de D jeugd organiseerde kreeg ik de taak om een toernooi voor 5 teams te maken.
Technisch gezien zijn er eigenlijk 3 toernooien georganiseerd omdat de D1 een eigen toernooi had, de D2 en D3 zitten in eigen poule en daarnaast ook de D4 en 5 samen.
Omdat ik een maand geleden voor mij eigen team een toernooi had georganiseerd had ik ervaring met plannen en organiseren. Omdat er elk jaar toernooien zijn was er al een schema beschikbaar maar zoals elk jaar heb je nieuwe clubs en tegenstanders die uitgenodigd moeten worden. Dat was mijn taak, versturen van uitnodigingen en informatie verstrekken over hoe en wat er zou gaan gebeuren die dag (denk aan toernooidatum, aanvangstijd en eindtijd). Ik kreeg een lijst mee van verschillende clubs en teams, ik moest daarbij goed opletten dat de teams die ik zou uitnodigingen ongeveer hetzelfde niveau hebben als de thuisteams. Het is oneerlijk als er teams zijn die te goed of te slecht zijn, daarom word er onderscheid gemaakt tussen klasses, zoals 1e/2e/3e klasse enzovoort. Elke poule behalve de D1 zou spelen met 2 thuisteams en 2 andere clubteams die uit de regio komen. In totaal zouden er 9 clubs geregeld moeten worden. Rekening houden met het feit dat niet elke club zou toehappen heb ik er om en nabij 30 clubs uitgenodigd zodat er anders geen conflict zou komen wanneer ik er te weinig had uitgenodigd en op een later tijdstip nogmaals het hele uitnodigingsproces zou moeten doorlopen. Later heb ik een aantal clubs moeten teleurstellen die graag wilden komen omdat ik binnen vrij korte tijd 9 clubs had gevonden die mee wilde doen. Eigenlijk is het wie er het eerst komt die het eerst maalt. Ik had de deelnemende clubs een bevestiging van hun aanmelding gemaakt en de belofte gedaan om hun op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Daarna heb ik scheidsrechters geregeld die de wedstrijdleiding op zich zouden nemen, ik had er ongeveer 6 nodig. De bedoeling was dat er 3 wedstrijden tegelijk gespeeld zouden worden en in totaal 9. Het was eenvoudig om dat te doen want ik hoefde alleen een scheidsrechter te koppelen aan een wedstrijd. Alle scheidsrechters spelen zelf bij de club en het was alleen de vraag of ze tijd en zin hadden om mee te doen. Na elke wedstrijd kregen ze consumpties als dank voor hun bijdrage. De schema’s die ik gemaakt had heb ik in een pdf document gezet met daarbij de tijden van de wedstrijden (ook de duur van de wedstrijd en prijsuitreiking e.d.). Overige informatie zoals de regels en aanvangstijd en eindtijd heb ik samen met het wedstrijdschema opgestuurd zodat ik de clubs op de hoogte hield. Helaas omdat er 2 deelnemende clubs zich uiteindelijk toch hadden teruggetrokken was ik meer tijd kwijt om vervangende teams te regelen en het schema weer aan te passen.
Op de dag van het toernooi was ik vrij vroeg aanwezig om de clubs te ontvangen en melding te maken dat ze op de club waren en in welk kleedlokaal de teams hun spullen konden laten.
Omdat mijn eigen team ook zou spelen die dag had ik 2 taken, gelukkig was er iemand binnen de club die mij hielp. Als mijn team moest spelen had ik geen tijd om in de kantine de uitslagen en standen bij te houden. We hadden die taak samen gecombineerd.
Achteraf gezien was ik tevreden met wat ik gedaan had, het toernooi verliep nagenoeg vlekkeloos. Wat moeilijk was vond ik om geschikte clubs en teams uit te nodigen die ongeveer hetzelfde niveau hadden als de tegenstanders. Het opstellen van schema’s vond ik eenvoudiger want ik ben handig met Excel.
Ik voel me een stuk zekerder met plannen en vooruitdenken, dat is wat ik hierbij heb geleerd. Rekening houden met situaties en de betrokkenen goed op de hoogte houden. Door op tijd te beginnen kon ik makkelijk omgaan met onverwachte tegenvallers (zoals teams die uitvielen bijvoorbeeld). Als ik een week voor het toernooi alles zou moeten regelen zou het mij niet zijn gelukt dit te organiseren. Ook een stukje inzicht komt hier bij kijken.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s